Διαχείριση χρόνου για freelancers

Διαχείριση χρόνου για freelancers: είναι ίσως ένα απ’ τα μεγαλύτερα εμπόδια που αντιμετωπίζουν οι περισσότεροι ελεύθεροι επαγγελματίες στην καθημερινότητά τους. Η κάθε ημέρα είναι γεμάτη αφορμές για διάσπαση προσοχής των εργαζομένων. Δεν είναι λίγες οι φορές που αναρωτιόμαστε πόσο γρήγορα πέρασε η ώρα και πόσα λίγα καταφέραμε να ολοκληρώσουμε τελικά μέσα στη  μέρα. Σύμφωνα με έρευνες αποδεικνύεται πως ο σύγχρονος εργαζόμενος αποσπάται από τη δουλειά του περίπου κάθε 10 λεπτά, από ένα τηλεφώνημα, μια ερώτηση συναδέλφου ή από ένα μήνυμα που έλαβε. 

Η άσκοπη σπατάλη χρόνου μπορεί να έχει αντίκτυπο στη δουλειά και την αποδοτικότητα του εργαζομένου. Ειδικότερα ένας νέος ελεύθερος επαγγελματίας που εστιάζει περισσότερο στην εύρεση πελατών, δυσκολεύεται στην ανάπτυξη της επιχείρησης και στην παροχή υπηρεσιών, μπορεί εύκολα να εκτεθεί στους πελάτες του από μια λάθος διαχείριση των tasks. Το time management θα μπορούσαμε να πούμε ότι καταλαμβάνει το 50% της επιτυχίας στην υλοποίηση ενός project.

Διαχείριση χρόνου για freelancers - Πως μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα; 

• Οργάνωση

Πολλές φορές μπορεί να χαθούν ή ακόμα και να ξεχαστούν ιδέες που δεν έχουν καταγραφτεί. Σημαντικές σημειώσεις τείνουν να χάνονται σε χαρτιά, email, που δεν είναι κάπου αποθηκευμένα. Για αυτό λοιπόν, η οργάνωση αποτελεί το αρχικό βήμα για τη βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου. Μπορείς να αποθηκεύσεις τα αρχεία σου χρησιμοποιώντας το Evernote. Πρόκειται για μια εφαρμογή σχεδιασμένη για τη λήψη σημειώσεων, την οργάνωση, τη διαχείριση εργασιών και την αρχειοθέτηση. Το λογισμικό αυτό, προσφέρει πρόσβαση με πολλές πλατφόρμες, όπως mac, pc, smartphones. Από την άλλη πλευρά, οι υπηρεσίες της Google, προσφέρουν τη δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων στο Google Keep. Αν προτιμάς κάτι πιο άμεσο, μπορείς να χρησιμοποιήσεις φακέλους και υποφακέλους στο Gmail βάζοντας σελιδοδείκτες κατά τύπο, έργο, λειτουργία και ό,τι άλλο κρίνεις απαραίτητο. 

• Προτεραιότητες

Γνωρίζοντας το εβδομαδιαίο πρόγραμμα που πρόκειται να ακολουθήσεις, μπορείς να δημιουργήσεις μια λίστα υποχρεώσεων για την κάθε ημέρα της εβδομάδας. Έτσι, μπορείς να ιεραρχήσεις τα καθήκοντά σου, βάζοντας προτεραιότητες, λαμβάνοντας υπόψιν την ώρα και την αναγκαιότητα της κάθε εργασίας. Βάλε λοιπόν, τις πιο σημαντικές εργασίες στην κορυφή της λίστας για να βεβαιωθείς ότι θα ολοκληρωθούν.   

• Τήρηση προγράμματος

Ο διαχωρισμός των εργασιών είναι απαραίτητος αλλά εξίσου σημαντική είναι η χαλάρωση, ξεκούραση του εργαζομένου, διασφαλίζοντας μια ισορροπημένη ζωή. Εάν εργάζεσαι συνεχώς για να προλάβεις όλες τις υποχρεώσεις σου, βρίσκεσαι σε «λειτουργία εργασίας» 24/7. Επομένως, είναι αναγκαίο να οριστεί ένα τακτικό πρόγραμμα τόσο για την εργασία όσο και για τον εργαζόμενο προσωπικά. 

• Focus σε μια εργασία

Πολλές φορές, όταν εργαζόμαστε  σε ένα έργο, μπορεί να θυμηθούμε μια άλλη εργασία ή ιδέα, με αποτέλεσμα να αφήσουμε το έργο στη μέση και να συνεχίσουμε με ένα άλλο. Γι’ αυτό, συνίσταται να έχεις δίπλα σου ένα τετράδιο και ένα στυλό, ώστε να καταγράφεις ότι σου έρχεται στο μυαλό. Συνεπώς, καλύτερα να ολοκληρώνουμε την αρχική εργασία και ύστερα ξεκινάμε την επόμενη.

•  Αποφυγή ψηφιακών περισπασμών

Τα social media (Facebook, Instagram, WhatsApp κλπ.) μπορούν να αποσπάσουν την προσοχή του εργαζομένου. Καλό είναι την ώρα της εργασίας να απενεργοποιηθούν, ειδικότερα εάν δεν σχετίζονται με τον εργασιακό χώρο. 

• Αυτοματοποίηση Εργασίας 

Οι χρονοβόρες διαδικασίες όπως για παράδειγμα η σύνταξη και διαχείριση τιμολογίων, αποτελούν μια περίπλοκη εργασία όπου δε διευκολύνουν τον ελεύθερο επαγγελματία. Γι’ αυτό έχουν δημιουργηθεί προγράμματα τιμολόγησης όπως το Bilomat, ειδικά σχεδιασμένο για ελεύθερους επαγγελματίες, βοηθώντας τους στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας. Ταυτόχρονα, τέτοια προγράμματα βοηθούν στον έλεγχο των δαπανών, στην αποστολή προσφορών, στην διαχείριση των πελατών και των προϊόντων της επιχείρησης διευκολύνοντας τον επαγγελματία να κατέχει τον έλεγχο κάθε στιγμή.

•  Αξιολόγηση των project πριν την ανάληψη

Ως ελεύθερος επαγγελματίας επενδύεις αρκετό χρόνο στην εύρεση πελατών και στην υλοποίηση των έργων τους. Όμως, ορισμένες φορές, όταν ο φόρτος εργασίας είναι αρκετά μεγάλος πρέπει να αποφασίσεις αν θα αποδεχτείς ένα έργο ή όχι. Κριτήρια για την επιλογή θα μπορούσαν να αποτελούν ο χρόνος υλοποίησης και το budget

• Συχνά διαλείμματα

Ο εγκέφαλός μας χρειάζεται συχνά διαλείμματα για να λειτουργήσει αποτελεσματικά. Έτσι λοιπόν, είναι σημαντικό να κάνεις ένα διάλειμμα είτε για φαγητό είτε για να μιλήσεις με κάποιο οικείο σας πρόσωπο για θέματα εκτός δουλειάς. Με αυτό τον τρόπο μπορείς να χαλαρώσεις και να διατηρήσεις την παραγωγικότητά σου.  

Συμπέρασμα

Μια καλή διαχείριση των καθημερινών tasks θα αναβαθμίσει τις συνολικές υπηρεσίες που προσφέρει ο εκάστοτε επαγγελματίας. Έχοντας τον έλεγχο του προγράμματος θα δείχνεις και θα είσαι πιο σίγουρος και μεθοδικός στο αντικείμενο εργασίας σου. Η οργάνωση θα βοηθήσει σημαντικά και όσους αισθάνονται άγχος για επικείμενες εργασίες. Μέσω του προγραμματισμού καταγράφονται ευδιάκριτα οι προτεραιότητες, γεγονός που περιορίζει τις χαοτικές σκέψεις. Συνεπώς, η καλή διαχείριση του χρόνου για τους freelancers, αποτελεί τη βάση στο χτίσιμο της καριέρας τους.