Επαγγελματική υπογραφή στο email

Τα email αποτελούν κύριο εργαλείο δουλειάς και επικοινωνίας σε όποιον κλάδο και αν δραστηριοποιείσαι. Το γλωσσικό ύφος διαμορφώνεται ανάλογα με το παραλήπτη και το θέμα επικοινωνίας. Σταθερή μεταβλητή ωστόσο, παραμένει η υπογραφή που ακολουθεί κάθε μήνυμα, είτε είναι μιας σελίδας είτε μιας γραμμής.

Η επαγγελματική υπογραφή στο email υπενθυμίζει στον παραλήπτη του μηνύματος τα έτερα στοιχεία επικοινωνίας, τον τίτλο εργασίας, τα social media και ισοδυναμεί με μια ψηφιακή business card. Άρα συνεπάγεται βαρύνουσας σημασίας για την επαγγελματική σου φήμη και αξιοπιστία. 

Παρακάτω θα βρεις οδηγίες ώστε να εντάξεις την επαγγελματική υπογραφή στο email (gmail) σου 

Το gmail δίνει τη δυνατότητα χρήσης 10.000 χαρακτήρων στο πεδίο της υπογραφής. Σίγουρα αρκετοί για να πείτε κάποια βασικά πράγματα για εσάς που θα φανούν χρήσιμα σε όσους θελήσουν να επικοινωνήσουν μαζί σας. 

Το πρώτο βήμα είναι να κλικάρεις το γρανάζι που βρίσκεται στο περιβάλλον του gmail. Εκεί θα βρεις την αντίστοιχη ενότητα “Υπογραφή” όπου μπορείς να εισάγεις και να μορφοποιήσεις το μήνυμα σου. Ακόμη, έχεις τη δυνατότητα εισαγωγής εικόνας. 

1. 
2. 
3. 
   

Σημαντική δυνατότητα στην χρήση της επαγγελματικής υπογραφής στο email είναι η δημιουργία διαφορετικών υπογραφών αναλόγως των μηνυμάτων που λαμβάνεις. Για παράδειγμα μπορείς να ταξινομήσεις τις υπογραφές με βάση τα νέα εισερχόμενα ή το είδος του θέματος που πραγματεύονται. 

Ακόμη, αν χρησιμοποιείς το ίδιο email για φιλικά σου πρόσωπα και για δουλειά μπορείς να ορίσεις διαφορετικές υπογραφές αναλόγως των επαφών σου. 

Στην επαγγελματική υπογραφή στο email θα βρει κάποιος τα απαραίτητα στοιχεία για να έρθει σε επικοινωνία μαζί σου. Ακόμη μπορεί μέσα από κάποιο συνοπτικό κείμενο να μάθει λίγα ακόμα πράγματα για εσένα και το αντικείμενο εργασίας σου. Σημαντικά στοιχεία που οφείλεις να αναγράψεις είναι το ονοματεπώνυμο σου, το επαγγελματικό σου τηλέφωνο και βέβαια η θέση εργασίας σου. 

Στα προαιρετικά στοιχεία εντάσσεται το logo της εταιρείας σου και η φωτογραφία στο προφίλ σου. Σίγουρα όμως πρόκειται για σημαντικές λεπτομέρειες που μπορούν να αναβαθμίσουν την επαγγελματική σου ταυτότητα. Η διεύθυνση email που χρησιμοποιείς ίσως θεωρηθεί περιττό στοιχείο αν αναλογιστούμε ότι για να δει κάποιος την υπογραφή σας, έχετε έρθει ήδη σε επικοινωνία μέσω email. 

Το outlook χρησιμοποιείται από μεγάλη μερίδα επαγγελματιών για να εξυπηρετήσει τις συνομιλίες τους. Τα διάφορα εργαλεία μορφοποίησης και απάντησης που διαθέτει το καθιστά εύχρηστο και αξιόπιστο για τα επαγγελματικά email. Αντίστοιχα δεν μπορεί να παραλειφθεί από το τέλος το μηνυμάτων η υπογραφή.

Για εσάς που χρησιμοποιείτε Outlook θα φανούν χρήσιμες οι παρακάτω οδηγίες για να εντάξετε την επαγγελματική υπογραφή στο email σας. 

1. Ανοίγοντας ένα νέο μήνυμα μπορείς να πλοηγηθείς στο μενού. 
2. Κλικάροντας στο πεδίο μήνυμα κι έπειτα στο κουμπί υπογραφή σας ανοίγει ένα pop up παράθυρο όπου θα μπορείς να επεξεργαστείς το κείμενο που θα εμφανίζεται στο τέλος των μηνυμάτων σου. 
3. Στην περιοχή επιλογή υπογραφής για επεξεργασία, επιλέγεις δημιουργία και “νέα υπογραφή” για να επεξεργαστείς το όνομα της υπογραφής. 
4. Αντίστοιχα, στην περιοχή “επεξεργασία υπογραφής” έχεις στη διάθεση σου διαφορετικά στυλ γραμματοσειράς, στοίχισης, στυλ γραμμάτων που θα σε βοηθήσουν στη μορφοποίηση του κειμένου της υπογραφής σου. 

Αυτή η μικρή προσθήκη στο τέλος των μηνυμάτων σου θα δηλώσει πολλά για τον επαγγελματισμό σου, καθώς αποτελεί ένα μέσο “σύστασης” στον συνομιλητή σου. Άρα, σε μια επερχόμενη τηλεφωνική συνομιλία θα ξέρει ποιον να ζητήσει στο τηλέφωνο ή ποιο ακριβώς είναι το αντικείμενο εργασίας σας. Έτσι, δε θα σπαταλήσει τον χρόνο σας για κάτι που δεν υπάγεται στις αρμοδιότητες σας. Κάντε αυτή τη μικρή προσθήκη και ανεβείτε ένα ακόμα σκαλί της επαγγελματικής σας υπόστασης.