Πώς να στείλεις επαγγελματικά email που δεν αγνοούνται

Πολλές είναι οι φορές που θα έχεις πονοκεφαλιάσει στην προσπάθεια να συντάξεις τα «υπέρτατα» επαγγελματικά email που δεν αγνοούνται, σβήνοντας και ξαναγράφοντας το ίδιο κείμενο. Καταλήγοντας σε ένα αποτέλεσμα που δε σε ικανοποιεί πλήρως. Για να έχεις καλύτερα αποτελέσματα στην προώθηση της δουλειάς σου αξίζει να επενδύσεις στη συγγραφή email που δε θα αγνοηθούν. Πρόκειται για μηνύματα που θα κεντρίζουν το ενδιαφέρον των παραληπτών, θα έχουν το επιθυμητό επικοινωνιακό αποτέλεσμα και θα οδηγούν στις κατάλληλες δράσεις. 

Ακολουθώντας μικρά tips θα μπορείς εύκολα και γρήγορα να συντάξεις επαγγελματικά email που δεν αγνοούνται:

• Η πρώτη εντύπωση σχηματίζεται από τον τίτλο. Μην αναλώνεσαι γράφοντας μακριούς τίτλους που θα κουράσουν τα μάτια! Ένας τίτλος με 6-8 λέξεις  είναι αρκετός σε μέγεθος. Εστίασε στο βασικό μήνυμα και το είδος του email ώστε να το συμπυκνώσεις στον τίτλο σου.
• Αν αναφέρεις το όνομα του παραλήπτη στον τίτλο του μηνύματος αυξάνεις τις πιθανότητες να ανοίξουν το μήνυμα σου.
• Στη σύνταξη του κυρίου σώματος του email, ξεκίνα με μια τυπική προσφώνηση όπως Αγαπητέ κύριε/κυρία, Αξιότιμε κύριε, προσθέτοντας και το όνομα εφόσον είναι γνωστό.  Όπως και στην περίπτωση του τίτλου, έτσι και στο βασικό κορμό του email δε χρειάζεται να πλατειάζεις, κάνοντας τον παραλήπτη να κουραστεί. Παρουσίασε το θέμα ήδη από την αρχή για να κεντρίσεις το ενδιαφέρον και συνέχισε δίνοντας τα στοιχεία που σε ενδιαφέρουν, σύντομα και περιεκτικά. Κάτι τέτοιο θα βοηθήσει ειδικά τους χρήστες που διαβάζουν τα email τους από το κινητό τους. 
• Αν το μήνυμα είναι απαντητικό, φρόντισε να απαντήσεις σε όλες τις ερωτήσεις του αποστολέα με τη σειρά που τις έθεσε ώστε να είσαι ακριβής και κατανοητός.
• Μη δώσεις την αίσθηση ότι είσαι «ρομπότ» ! Δώσε ένα ζεστό και ανθρώπινο τόνο σε όσα γράφεις ώστε να φέρεις τον παραλήπτη πιο κοντά σου. Μη διστάσεις να ενσωματώσεις προσωπικές αντωνυμίες στο β’ και γ’ πρόσωπο δημιουργώντας μια οικεία ατμόσφαιρα. Δοκίμασε να γράψεις σε γλώσσα απλή και φυσική για να κατακτήσεις τον αναγνώστη σου.
• Αν στόχος σου είναι να προσεγγίσεις έναν νέο πελάτη, στόχευσε απευθείας στις πιθανές ανάγκες του με βάση το είδος της επιχείρησης, δίνοντας τη δική σου  απάντηση και λύση στα προβλήματά του.
• Προσπάθησε να είσαι ακριβής όσον αφορά τις εκφράσεις call to action. Οι προτροπές όπως καλέστε τώρα ή επικοινωνήστε μαζί μας θεωρούνταν “απαγορευμένες”, λόγω του ότι μηνύματα που τις περιείχαν μεταφέρονταν αυτόματα στο καλάθι των σπαμ. Πλέον οι αισθητήρες της τεχνολογίας είναι ακόμη πιο ευαίσθητοι και αναγνωρίζουν την γνησιότητα. Χρησιμοποίησε τις εκφράσεις με φειδώ και κατεύθυνε τον αναγνώστη σου τα πεδία που θέλεις.
• Στο τέλος του μηνύματός σου, μπορείς να προσθέσεις μια ευχαριστήρια φράση του τύπου: Σας ευχαριστούμε πολύ για την επικοινωνία/ανταπόκρισή σας, εφόσον ταιριάζει στην περίπτωση.
• Εξαιρετικά σημαντικό είναι να ελέγχεις πάντα ξανά τον τίτλο και το κυρίως σώμα του email για τυχόν ορθογραφικά, παραλείψεις και ασυνταξίες.
• Μην ξεχάσεις να δημιουργήσεις μια ηλεκτρονική υπογραφή εφόσον δεν το έχεις κάνει ήδη! Μια έτοιμη ηλεκτρονική υπογραφή προσδίδει κύρος και επισημότητα στο μήνυμα σου οπότε συνεισφέρει στη δημιουργία μιας σχέσης εμπιστοσύνης.

Τηρώντας αυτές τις βασικές οδηγίες και προσαρμόζοντάς τις στις ανάγκες της κάθε περίστασης,  θα κατορθώσεις  να έχεις μια ουσιαστική και στοχευμένη επικοινωνία με τους πελάτες σου. Επενδύοντας προσοχή κατά τη σύνταξη των επαγγελματικών σου email μπορείς να προωθήσεις καλύτερα τη δουλειά σου, να κατανοήσεις τις ανάγκες των πελατών σου και να αυξήσεις τον κύκλο σου.