Σύντομος οδηγός online meetings για freelancers

Σύντομος οδηγός online meetings για freelancers - Tips για τις απομακρυσμένες επικοινωνίες

Οι ρυθμοί της καθημερινότητας είναι πιο digital και «απομακρυσμένοι» από ποτέ. Γεγονός που διευκολύνει σε μεγάλο βαθμό την επίσπευση και διευκόλυνση επαγγελματικών ζητημάτων. Αν απομονώσουμε το κομμάτι των προσωπικών επαφών και πως αυτές άλλαξαν ή διακόπηκαν λόγω πανδημίας, οι εργασιακές διαδικασίες διευκολύνθηκαν με την εφαρμογή τηλεργασίας και απομακρυσμένων συναντήσεων/διασκέψεων με τα ενδιαφερόμενα μέλη. Έτσι, φυσικό επακόλουθο ήταν να επηρεαστούν οι τακτικές συναντήσεις των επαγγελματιών, οι οποίες πλέον πραγματοποιούνται μέσω online meetings.

Επαναπροσδιορισμός της έννοιας meeting

Ο όρος meeting, μέσα σε λίγα χρόνια διαφοροποιήθηκε αισθητά ως προς το feeling που αποδίδει και τον τρόπο που εκτελείται. Οι συναντήσεις δεν έχουν πλέον απαραίτητη προϋπόθεση την συγκέντρωση γύρω από ένα στρογγυλό τραπέζι ή την κράτηση κάποιας αίθουσας για την ολοκλήρωση του. Οι ενδιαφερόμενοι επαγγελματίες μπορούν εύκολα να λάβουν μέρος από οπουδήποτε βρίσκονται χρησιμοποιώντας το λάπτοπ ή το κινητό τους.

Για τη συγκεκριμένη αλλαγή σίγουρα πολλοί εργαζόμενοι αναρωτήθηκαν «γιατί τόσο καιρό δε γινόταν με αυτό τον τρόπο;» και μπορούμε να πούμε, δικαίως. Η σύγχρονη ευκολία ωστόσο, είναι σημαντικό να ακολουθείται από τη γενικότερη εταιρική κουλτούρα που πρεσβεύεις. Θυμήσου ότι η δουλειά σου, προκειμένου να διατηρήσεις ή να εξελίσσεις το branding που εφαρμόζεις, αξίζει να παραμείνει στα βέλτιστα επίπεδα  επαγγελματισμού, συνέπειας και ποιότητας.

Σύντομος οδηγός online meetings για freelancers

Στις επόμενες γραμμές ο οδηγός online meetings για freelancers, θα σε βοηθήσει να διατηρήσεις ένα επαγγελματικό προφίλ ακόμα κι αν βρίσκεσαι στην άνεση του καναπέ σου.

• Συζήτησε με τα μέλη που χρειάζεται να παραβρεθούν στη συνάντηση και υπενθύμισε τους το ραντεβού σας, προσθέτοντας το στο ημερολόγιο. Έτσι, θα είναι όλοι ενήμεροι για τις ώρες που θα διαρκέσει η συνάντηση και θα έχουν αρκετό χρόνο για να προετοιμάσουν τον εξοπλισμό για αυτήν.
• Φροντίσε να έχεις αποστείλει την agenda της συνάντησης στα εμπλεκόμενα μέλη ώστε να μπορούν όλοι να είναι καλά προετοιμασμένοι.
• Για την καλύτερη τήρηση του προγράμματος μπορείς να επιβεβαιώσεις την παρουσία σου.
• Είναι σημαντικό να υπάρχει θετική ατμόσφαιρα στις συναντήσεις. Απόφυγε να ασκήσεις κριτική στους συμμετέχοντες. Αν κάποιος ανεβάσει τόνους, φροντίσε με ευγενή τρόπο να τον επαναφέρεις σε τάξη.
• Για να εξασφαλίσεις ότι οι συναντήσεις σας δε θα είναι χρονοβόρες, παράδωσε στους συμμετέχοντες σύντομες σημειώσεις και όχι μακροσκελή κείμενα που θα πρέπει να μελετήσουν την ώρα της συνάντησης.
• Για να αποφύγει κάποιος συμμετέχοντας να μονοπωλήσει το meeting, φρόντισε να έχουν όλοι κάποιον προτεινόμενο χρόνο να αναπτύξουν τα επιχειρήματα τους.
• Εάν η συζήτηση φτάσει σε αδιέξοδο, μπορείς να αναφέρεις το επόμενο ζήτημα της ατζέντας.  Δεν είναι απαραίτητο να καταλήξετε σε ομοφωνία. Σε επόμενη συνάντηση θέσε ξανά το θέμα. Έτσι, ο καθένας θα έχει μελετήσει τις προτάσεις που ακούστηκαν και θα μπορέσετε να ακολουθήσετε την καλύτερη δυνατή λύση.
• Ολοκλήρωσε τη συνάντηση με ένα πλάνο ενεργειών. Εξασφάλισε ότι όλοι γνωρίζουν τι αναμένεται από τον κάθε συμμετέχοντα.

Επαγγελματισμός σε κάθε βήμα

Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, οι πελάτες σου θα αισθάνονται σιγουριά στις συναντήσεις σας. Ο επαγγελματισμός δεν είναι προνόμιο μόνο των εταιρειών και των εργασιακών ομάδων αλλά χαρακτηριστικό των ατόμων. Έτσι, ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να διατηρεί υψηλά επίπεδα επαγγελματισμού ακόμη κι αν δουλεύει από το σπίτι μέσα από μια φορητή συσκευή.

Μπορεί να σε βοηθήσει στην καλύτερη προσέγγιση του πελάτη σου, το να μπεις στη θέση του. Έτσι, θα σκεφτείς ενδεχόμενες ερωτήσεις που μπορεί να σου κάνει ώστε να είσαι προετοιμασμένος στη συνάντηση. Το ψηφιακό περιβάλλον θα σε βοηθήσει λίγο παραπάνω στη διαχείριση και παρουσίαση. Εύκολα θα μπορείς να μοιραστείς εικόνες και σελίδες ώστε να έχετε σε real time την ίδια οπτική. Καλή επιτυχία!